Zasady powierzenia danych

1. Strony, cel i zakres

AMRAS sp. z o.o., ul. Starowiejska 38B, 55-080 Smolec, Polska; KRS 0001192617, NIP 8961656734; kapitał zakładowy 5 000 zł. Sąd rejestrowy: Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego.

Klient wskazany w przestrzeni jest administratorem powierzonych danych; AMRAS jest podmiotem przetwarzającym. Jeżeli klient działa jako procesor, musi mieć upoważnienie do dalszego powierzenia. Warunki nie obejmują celów, dla których AMRAS jest samodzielnym administratorem, opisanych w polityce prywatności.

Przedmiotem jest przechowanie, organizacja, odczyt, pseudonimizacja, wyszukiwanie, przygotowanie i poprawianie dokumentów, udostępnienie osobom uprawnionym, eksport, zwrot i usunięcie w granicach zamówionej usługi. Czas obejmuje jej świadczenie i niezbędne zakończenie. Dane mogą dotyczyć członków zespołu, klientów, stron, świadków i pełnomocników: dane identyfikacyjne, kontaktowe, informacje o sprawie, dokumenty i metadane. Dane szczególne, skazania i tajemnice wymagają od klienta ustalenia dodatkowej podstawy i odpowiedniości zabezpieczeń przed wprowadzeniem.

2. Polecenia i poufność

Udokumentowane polecenia wynikają z umowy, ustawień i czynności uprawnionych osób. AMRAS przetwarza dane wyłącznie w tym zakresie, również przy przekazaniu za granicę, chyba że prawo wymaga inaczej; o takim obowiązku informuje przed wykonaniem, o ile prawo na to pozwala. Informuje o poleceniu uznanym za naruszające przepisy i może wstrzymać sporną czynność do wyjaśnienia. Nie używa powierzonych akt do własnej reklamy, publicznej biblioteki ani szkolenia własnych modeli.

Osoby upoważnione mają obowiązek poufności i dostęp ograniczony zadaniem. Ochrona obejmuje szyfrowanie transmisji oraz plików i mapowań, sprawdzanie sesji i uprawnień, rozdzielenie przestrzeni i rejestrowanie istotnych operacji bez zwykłego logowania treści akt. Zakres faktycznych środków udostępniamy na uzasadnione żądanie w sposób chroniący bezpieczeństwo.

3. Pomoc i incydenty

Uwzględniając charakter przetwarzania i dostępne informacje, AMRAS pomaga w obsłudze praw osób, bezpieczeństwie, zgłaszaniu naruszeń, ocenie skutków i konsultacji z organem. Zgłoszenie osoby dotyczące powierzonych danych przekazuje właściwemu klientowi. O naruszeniu zawiadamia go bez nieuzasadnionej zwłoki, przekazując dostępne informacje o zdarzeniu, możliwych skutkach, działaniach i kontakcie; informacje uzupełnia w miarę ustaleń.

4. Dalsze powierzenie

Klient udziela ogólnego upoważnienia do korzystania z dostawców ujawnionych w polityce prywatności w opisanych tam rolach: Microsoft Azure, Cloudflare i, dla poczty, Resend. OpenAI lub Anthropic może otrzymać kontekst po pseudonimizacji tylko po osobnym włączeniu danej funkcji. Szczegółowe dane podmiotu kontraktowego, miejsca i zabezpieczeń są dostępne u AMRAS. Nie jest to zgoda na dowolnego nieujawnionego odbiorcę.

Przed dodaniem lub zastąpieniem procesora AMRAS powiadomi klienta z wyprzedzeniem umożliwiającym uzasadniony sprzeciw dotyczący ochrony danych. Strony uzgodnią rozwiązanie, a gdy nie jest możliwe — zakończenie objętej zmianą części usługi i właściwe rozliczenie. Podwykonawca otrzymuje odpowiadające obowiązki ochrony; AMRAS odpowiada za nie według prawa. Przekazanie poza EOG wymaga właściwej podstawy i zabezpieczeń, niezależnie od samej lokalizacji serwera.

5. Audyt, zwrot i usunięcie

AMRAS udostępnia informacje konieczne do wykazania zgodności z art. 28 RODO oraz umożliwia i wspiera wymagany audyt klienta lub upoważnionego audytora. Proporcjonalne zasady organizacyjne chronią innych klientów i poufność, ale nie wyłączają ustawowego prawa kontroli. Nie deklarujemy certyfikacji, której nie posiadamy.

Po zakończeniu powierzenia, według wyboru klienta, AMRAS zwraca lub usuwa dane i usuwa kopie, chyba że prawo wymaga zachowania. Termin i sposób obejmują eksport, współdzielone materiały i kopie ochronne i są uzgadniane bez nieuzasadnionej zwłoki; wyjątki mają udokumentowaną podstawę i ograniczony dostęp. Przy odtwarzaniu kopii należy ponownie wykonać skuteczne dyspozycje usunięcia. Na żądanie potwierdzamy realizację. Poufność i prawa osób trwają po zakończeniu umowy.